• เบิก-จ่ายเงินสำรองจ่าย

ระเบียบที่เกี่ยวข้อง
        ระเบียบมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ว่าด้วยเงินสำรองจ่าย พ.ศ. 2544

“เงินสำรองจ่าย” หมายถึง เงินที่ใช้หมุนเวียนเป็นค่าใช้จ่ายสำหรับกิจการของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์

การขออนุมัติเปิดใช้วงเงินสำรองจ่าย มีขั้นตอนดังนี้
1. หน่วยงานจัดทำหนังสือขออนุมัติเปิดใช้วงเงินสำรองจ่าย เสนอขออนุมัติต่ออธิการบดี ผ่านรองอธิการบดี
   ฝ่ายวางแผนและยุทธศาสตร์การพัฒนา โดยให้กำหนดสาระสำคัญดังนี้
          (1) กำหนดวงเงินสำรองจ่ายของหน่วยงาน
          (2) กำหนดพนักงานผู้ทำหน้าที่รักษาเงินสำรองจ่ายของหน่วยงาน
2. เมื่อได้รับอนุมัติการขอเปิดใช้วงเงินสำรองจ่ายตามที่เสนอแล้ว ให้หน่วยงานจัดส่งหนังสือการอนุมัติดังกล่าวมายังส่วนการเงินและบัญชี
เพื่อดำเนินการเปิดบัญชีที่ธนาคารพาณิชย์ ในนามหน่วยงานที่ขอเปิดใช้วงเงินสำรองจ่าย โดยกำหนดผู้มีอำนาจสั่งจ่ายอย่างน้อย 2 ใน 3 (หัวหน้าหน่วยงาน หรือ ผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นหลัก 1 คน )

3. ส่วนการเงินและบัญชี จะดำเนินการทำจ่ายให้หน่วยงานฯ ตามวงเงินที่ได้รับอนุมัติ ดังนี้
(1) กรณีจำนวนเงินไม่เกิน 100,000 บาท
–  โอนเข้าบัญชีผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Payment) ตามเลขที่บัญชีที่ได้แจ้งความประสงค์ไว้
(2) กรณีจำนวนเงินเกิน 100,000 บาท
 – ทำจ่ายเป็นเช็ค โดยให้หน่วยงานมารับเช็ค และนำฝากเข้าบัญชีเงินสำรองจ่ายของหน่วยงาน
การขอเพิ่มวงเงินสำรองจ่าย มีขั้นตอน ดังนี้
1. หน่วยงานทำหนังสือขออนุมัติขอเพิ่มวงเงินสำรองจ่ายมายังส่วนการเงินและบัญชี โดยระบุเหตุผลและ
   ความจำเป็นในการขอเพิ่มวงเงิน
2. ส่วนการเงินและบัญชี ให้ความเห็น และเสนอหนังสือขออนุมัติขอเพิ่มวงเงินสำรองจ่าย ต่ออธิการบดี
   ผ่านรองอธิการบดีฝ่ายวางแผนและยุทธศาสตร์การพัฒนา
3. เมื่อได้รับอนุมัติการขอเพิ่มวงเงินสำรองจ่ายตามที่เสนอแล้ว ส่วนการเงินและบัญชีจะดำเนินการทำจ่ายตาม
   วงเงินที่ได้รับอนุมัติ

อำนาจอนุมัติการใช้เงินสำรองจ่ายและวงเงินอนุมัติสั่งจ่ายเงินสำรองจ่ายของหัวหน้าหน่วยงาน   
 ให้เป็นไปตามที่ได้รับมอบอำนาจจากอธิการบดี และมีอำนาจอนุมัติการใช้เงินสำรองจ่ายได้ในกรณี ต่อไปนี้
  (1) ค่าตอบแทน         (2) ค่าใช้สอย    (3) ค่าวัสดุ       (4) ค่าสาธารณูปโภค      (5) เงินยืมทดรองจ่าย

ทั้งนี้ ห้ามมิให้หน่วยงานอนุมัติกิจกรรมและอนุมัติเงินสำรองจ่าย เพื่อการจัดหาหรือดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งครุภัณฑ์ ที่ดินและสิ่งก่อสร้าง

         สำหรับการจ่ายเงินทุกประเภท ให้เป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการจ่ายเงินของมหาวิทยาลัยในเรื่องนั้นๆ   
ส่วนการยืมเงินให้เป็นไปตามระเบียบว่าด้วยเงินยืมทดรองจ่ายของมหาวิทยาลัย
การเบิก – จ่าย เงินสำรองจ่าย
1. การยืมเงิน
          เพื่อใช้เป็นค่าใช้จ่ายสำหรับกิจการหรือตามภารกิจของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ตามที่ได้รับมอบหมาย โดยให้ผู้ยืมยื่นใบยืมเงินสดย่อย พร้อมแนบเอกสารการอนุมัติจากหัวหน้าหน่วยงาน แล้วจัดส่งที่พนักงานผู้รักษาเงินสำรองจ่ายของหน่วยงาน ซึ่งผู้รักษาเงินสำรองจ่ายฯ จะจ่ายผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Payment) โดยโอนเข้าบัญชีผู้ขอยืมตามที่แจ้งความประสงค์ไว้
2. การคืนเงิน
          ให้ผู้ยืมยื่นใบเบิก/ใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย พร้อมแนบเอกสารหลักฐานประกอบการเบิกจ่ายเงิน โดยระบุรายละเอียดค่าใช้จ่ายในใบยืมเงินสดย่อยให้ครบถ้วน และส่งที่พนักงานผู้รักษาเงินสำรองจ่ายของหน่วยงาน พร้อมโอนเงินเหลือจ่าย (ถ้ามี) คืนเข้าบัญชีเงินสำรองจ่ายของหน่วยงาน ทั้งนี้ต้องดำเนินการคืนเงินยืมทดรองจ่ายพร้อมเงินเหลือจ่าย(ถ้ามี) ภายใน 15 วันหลังจากเสร็จสิ้นภารกิจ 
3. การเบิกเงิน กรณีที่ได้สำรองจ่ายเงินตนเองไปก่อนแล้ว

ให้ผู้ขอเบิกเงินยื่นใบเบิก/ใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย พร้อมแนบเอกสารหลักฐานประกอบการเบิกจ่ายเงิน ระบุรายละเอียดให้ครบถ้วน และจัดส่งที่พนักงานผู้รักษาเงินสำรองจ่ายของหน่วยงาน ซึ่งผู้รักษาเงินสำรองจ่ายฯ จะจ่ายผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Payment) โดยโอนเข้าบัญชีผู้ขอยืมตามที่แจ้งความประสงค์ไว้
4.การจ่ายเงิน 

พนักงานผู้รักษาเงินสำรองจ่ายของหน่วยงานหรือผู้ที่มีหน้าที่ ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารหลักฐานประกอบการเบิกจ่ายเงิน เสนออนุมัติค่าใช้จ่ายต่อหัวหน้าหน่วยงาน
          พนักงานผู้รักษาเงินสำรองจ่ายของหน่วยงาน จ่ายผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Payment) โดยโอนเงินเข้าบัญชีตามที่ผู้ขอเบิกแจ้งความประสงค์ไว้
          และให้พนักงานผู้รักษาเงินสำรองจ่าย จัดทำรายงานและทะเบียนคุมการใช้เงินสำรองจ่ายตามแบบที่มหาวิทยาลัยกำหนด เสนอต่อหัวหน้าหน่วยงานเป็นประจำทุกวัน หากวันใดไม่มีการเบิกจ่ายเงิน จะไม่ทำรายงานประจำวันสำหรับวันนั้นก็ได้
5. การส่งเบิกชดเชย

ให้หน่วยงานรวบรวมหลักฐานการเบิกจ่ายเงิน ตั้งเบิกที่ส่วนการเงินและบัญชี เป็นประจำทุกเดือนอย่างน้อยเดือนละครั้ง ตามแบบที่มหาวิทยาลัยกำหนด เพื่อตรวจสอบและโอนเงินตามจำนวนเงินที่ตั้งเบิกเข้าบัญชีหน่วยงาน และหากเดือนใดไม่มีการเบิกจ่ายและหลักฐานการจ่ายค้างเบิก ให้แจ้งให้ส่วนการเงินและบัญชีทราบด้วย
6. การนำส่งดอกเบี้ย

          ให้หน่วยงานนำส่งดอกเบี้ยที่เกิดขึ้นจากบัญชีเงินสำรองจ่ายของหน่วยงาน เป็นรายได้ของมหาวิทยาลัยในทุกรอบครึ่งปีแรก และรอบสิ้นปี
7. การดำเนินการ ณ สิ้นปีงบประมาณ

ทุกสิ้นปีงบประมาณ ให้หน่วยงานที่เปิดใช้วงเงินสำรองจ่าย จัดทำรายงานสถานภาพเงินสำรองจ่ายของ
    หน่วยงาน ณ วันที่ 30 กันยายน ของทุกปีเสนอต่ออธิการบดีภายใน 7 วัน หลังจากสิ้นปีงบประมาณ